Lékařská fakulta: Portál přišel, zrovna když jsme ho potřebovali

Lékařská fakulta má téměř 1800 zaměstnanců, což z ní dělá fakultu s největším počtem zaměstnaných na Masarykově univerzitě. Zároveň máte poměrně složitou a členitou organizační strukturu. Jak náročné je to na interní komunikaci?

Michal Koščík: Asi dvě třetiny z našich zaměstnanců mají úvazky u dvou institucí a někteří pracují dokonce v několika nemocnicích současně. Musejí sledovat spoustu novinek z oboru a neustále se vzdělávat. Takže je složité nejenom předávat informace, ale hlavně nepřehltit zaměstnance informacemi a směřovat na ně jen to důležité.

Gabriela Tomaštíková: Často se setkáváme s tím, že zaměstnancům chybí informace, zároveň jsou však různými informacemi přehlceni. Mnoho věcí, které zaměstnancům chybí, nejsou o tom, že by nebyly k dispozici, ale že se o nich neví. Postupně se snažíme tuto situaci měnit. Snažíme se komunikovat jasně, srozumitelně a bez zbytečného zahlcení.

Oproti jiným fakultám je Lékařská fakulta MU specifická tím, že řada vyučujících současně pracuje i v nemocnicích. Jaké speciální potřeby má lékařská fakulta v případě intranetu?

Gabriela Tomaštíková: Bereme v potaz, že zátěž zaměstnanců společných pracovišť s nemocnicemi je v příjmu informací a práci s intranety minimálně dvojnásobná. To klade důraz na rychlý přístup k informacím a snadno ovladatelné systémy. Klíčové je poskytovat relevantní informace ideálně na jednom místě a zajistit přístup z různých zařízení.

Michal Koščík: Zaměstnanci, kteří využívají počítače v nemocnicích, si do nich nemohou kvůli kybernetické bezpečnosti stahovat aplikace podle libosti, proto musí být řešení po technologické stránce co nejjednodušší. Naše komunikační kanály musí dobře fungovat i na mobilech a tabletech, protože musíme počítat s tím, že k nim zaměstnanci přistupují často z těchto zařízení.

Lékařská fakulta podporovala myšlenku Portálu od samotného začátku a už několik let Portál aktivně používáte. Čím byl Portál pro fakultu nejvíc lákavý a jaká očekávání jste od něj na začátku měli?

Gabriela Tomaštíková: Když jsem před pěti lety nastoupila na fakultu, začínalo se diskutovat o důležitosti interní komunikace. Tehdy se potřeba zavedení interního systému a sjednocování procesů začala ukazovat jako klíčová. Zaměstnancům chyběly informace i jednotné místo, kde by je hledali. To nás motivovalo podílet se na tvorbě Portálu. Koncept a myšlenka nám dávaly a stále dávají velký smysl. Od počátku jsem součástí týmu koordinátorů a je radost vidět, kam jsme se za ty roky posunuli a jaký má Portál potenciál nám pomáhat.

Michal Koščík: Portál přišel ve chvíli, kdy jsme na fakultě hledali vhodné řešení. Věřím, že do budoucna má velký potenciál pro rozvoj – například tím, že už bude jenom jeden systém, který bude zaměstnanec na MU používat.

Jak jste s Portálem spokojení? V čem fakultě nejvíce pomáhá?

Michal Koščík: Pomáhá nám s adaptací a orientací nově příchozích zaměstnanců, na které je toho po nástupu opravdu hodně. S Portálem se tak pracuje již od úvodního školení. U zaměstnanců, kteří na fakultě pracují déle, už Portál takovým přínosem není, protože si to, co potřebují, obvykle najdou rychleji přímo v ISu nebo INETu. Pro ně se Portál může jevit jako další systém, na který si musí zvykat a raději ho obejdou.

Gabriela Tomaštíková: Portál nám pomáhá také se zveřejňováním zpráv určených jen pro interní šíření a shromažďujeme zde informace k administrativním a rozvojovým agendám.

Je něco, co byste na Portálu zlepšili?

Michal Koščík: Určitě by se mělo víc zapracovat na anglické verzi. Například do anglického feedu zpráv v Portálu často padají zprávy pouze v češtině. Přitom Portál by mohl mít největší přidanou hodnotu právě u kolegů ze zahraničí.

Gabriela Tomaštíková: Těším se, až se někdy dostaneme do fáze personalizovaného obsahu pro konkrétní cílové skupiny. A to nejen tak, že si zaměstnanec sám nastaví Portál, jak je to už teď možné, ale my přímo dokážeme nastavit a usnadnit přenos informací pro jednotlivé role. Občas také bojujeme s rychlostí načítání Portálu a s potřebou se „napasovat“ na celouniverzitní obsah.

Jak jsou zaměstnanci lékařské fakulty spokojení s Portálem? Co nejvíc chválí a co naopak nejvíce kritizují?​

Gabriela Tomaštíková: Když od kolegů slyším, že si nastavili Portál jako domovskou stránku prohlížeče, aby se na něj naučili chodit a nasávat odtud informace, mám radost. Chválu slyším od kolegů na aplikace Zprávy, Nepřítomnost nebo na Terminologický slovník. Zlepšilo se také Vyhledávání. Stesky naopak slyším na rychlost načítání Portálu a občas těžkou orientaci mezi univerzitním a fakultním obsahem.

Loni jsme v rámci dotazníkového šetření HR Award sbírali zpětnou vazbu na realizované aktivity. Přes 70 % respondentů ocenilo jako užitečnou a přínosnou naši práci na interní komunikaci, téměř všichni zdůraznili její význam a chválili i vzdělávací možnosti, které najdou právě na Portálu. Interní komunikace se umístila jako třetí nejdůležitější oblast, po podpoře vzdělávání a vědy, které bychom se měli věnovat. Zaměstnanci tedy vnímají její důležitost a doufám, že i pokroky, které děláme.

V čem je podle vás největší přidaná hodnota Portálu pro Masarykovu univerzitu?​

Gabriela Tomaštíková: Tu vnímám v systémovém propojování a sjednocování. Čistě teoreticky může běžnému zaměstnanci stačit znát Portál a používat jej. Z Portálu se může dostat do dalších systémů a ke všem důležitým informacím. Zároveň ho Portál upozorní, že má v jiných systémech agendu k řešení. Myslím si ale, že toto může ocenit primárně nový zaměstnanec, jelikož člověk, který má za dobu působení na fakultě naučené své cesty, již toto propojení tolik neocení.

Jaké místo v běžném pracovním dnu zaměstnance na lékařské fakultě by podle vás Portál měl mít například za deset let?

Michal Koščík: V ideální situaci už nebudeme mít řadu systémů, ale jenom jeden. Moje ideální představa je, že běžný zaměstnanec už nebude přemýšlet, zda má kvůli konkrétní věci otevřít IS, INET, Teams nebo Outlook. Prostě se jednou připojí do jednoho systému, v něm vyřídí zprávy, rozvrh i cestovní příkaz. Když to za deset let bude vypadat takhle, bude to skvělé.

Gabriela Tomaštíková: Ideální scénář vidím tak, že cokoliv bude zaměstnanec potřebovat, začne s hledáním na Portálu. Za deset let by také mohl obsahovat například i umělou inteligenci, nějakého pokročilého virtuálního asistenta, který nám ještě více usnadní práci.